Филиал — это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места нахождения юридического лица и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

В соответствии с положениями статьи 43 Гражданского кодекса Республики Казахстан филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в том числе функции представительства.

Филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом, создавшим их юридическим лицом, и действуют на основании утвержденных им положений.

Согласно статье 7 Закона Республики Казахстан «О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» вне места своего нахождения товарищество с ограниченной ответственностью вправе создавать филиалы и открывать представительства в соответствии со статьей 43 Гражданского кодекса.

Филиал не является юридическим лицом. Филиал наделяется имуществом, создавшим его юридическим лицом, и действует на основании утвержденного Положения о филиале.

Решение о создании структурных подразделений (филиала, представительства) в ТОО принимается общим собранием (или решением единственного учредителя) участников общества и зависит только от условий деятельности ТОО. Принятие решения о создании структурного подразделения (филиала, представительства) отражается в протоколе. На его основании в учредительных документах (договор, устав) юридического лица вносятся соответствующие изменения, которые регистрируются в органах юстиции. При этом ТОО самостоятельно принимает решение о количестве работников, работающих в структурных подразделениях.

Регистрация в налоговых органах филиала осуществляется в порядке, предусмотренном главой 9 Налогового кодекса. В соответствии с подпунктом 4 пункта 7 статьи 74 Налогового кодекса в целях настоящего Кодекса местом нахождения юридического лица-резидента, его структурного подразделения, структурного подразделения юридического лица-нерезидента является место нахождения его постоянно действующего органа, внесенное в Национальный реестр бизнес-идентификационных  номеров.
В связи с чем государственная (учетная) регистрация юридического лица (филиала, представительства) в соответствии с действующим законодательством является правом юридического лица и не может выступать в качестве обязательного условия для осуществления им деятельности в регионе, отличном от места нахождения такого юридического лица.

Налогообложение структурных подразделений (филиалов, представительств) юридических лиц-резидентов регламентируется Налоговым кодексом. Плательщиками каких налогов являются структурные подразделения и какую налоговую отчетность должны представлять, зависит от того, являются они самостоятельными налогоплательщиками того или иного вида налога или нет. 

В случае, если структурное подразделение будет осуществлять денежные расчеты за наличный расчет, то в соответствии со статьей 167 Налогового кодекса необходимо поставить на учет ККМ в налоговых органах по месту использования.

Исходя из вышеизложенного, для открытия структурного подразделения необходимо решение общего собрания учредителей или решение единственного учредителя. Принятие решения о создании структурного подразделения (филиала, представительства) отражается в протоколе. На его основании в учредительных документах (договор, устав) юридического лица вносятся соответствующие изменения, которые регистрируются в органах юстиции. 

Головной офис юридического лица - резидента РК имеет право не регистрировать структурное подразделение как филиал или представительство для осуществления им деятельности в регионе, отличном от места нахождения такого юридического лица. При этом исполнение налоговых обязательств по представлению налоговой отчетности и уплате налогов и обязательных платежей в бюджет за свое структурное подразделение исполняются юридическим лицом (головной организацией). Ограничений по оборотам или по штату структурного подразделения нормативными документами не предусмотрено.

Бухгалтерский учет филиала 

Бухгалтерский учет филиала должен быть обеспечен отдельным разделом в программе 1С. Бухгалтерия.

Согласно Типовому плану счетов счетов бухгалтерского учета (Приказа МФ РК от 02.10.2018 года № 877 «О внесении изменения в приказ Министра финансов Республики Казахстан от 23 мая 2007 года № 185 "Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета"), учет операций по филиалу ведется на следующих счетах бухгалтерского учета:

1. 1240 «Краткосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений», где отражаются операции по поступлению и списанию денежных средств на счета филиалов, и прочая краткосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений.

2. 2140 «Долгосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений», где учитывается долгосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений.

3. 3340 - «Краткосрочная кредиторская задолженность филиалам и структурным подразделениям», где отражаются операции по поступлению и списанию денежных средств на счета филиалов и структурных подразделений, и прочая краткосрочная кредиторская задолженность филиалам и структурным подразделениям.

4. 4140 «Долгосрочная кредиторская задолженность филиалов и структурных подразделений», где учитывается долгосрочная кредиторская задолженность филиалам и структурным подразделениям.

Так как головная компания составляет финансовую отчетность в консолидированном виде (с учетом общего баланса по головной компании и филиалам), то в учете:

В головной компании расчеты с филиалом отражаются по дебетовым и кредитовым оборотам счете 1240.

Филиал использует в расчетах с головной компанией счет 3340 баланса.

Если филиал закрывается, то в учете филиала счет 3340 закрывается на финансовый результат:

ДТ 3340  КТ 5610

или

ДТ 5610  КТ 3340

В головной компании закрывается счет 1240:

ДТ 5610  КТ 1240

или

ДТ 1240  КТ 5610