Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД) – информационная система, предназначенная для автоматизации учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников. Приказом Министра труда и  социальной защиты населения  Республики Казахстан от 3 сентября 2020 года № 353 утверждены Правила представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров.

Порядок представления сведений в единую систему учета трудовых договоров: 
Работодатель вносит информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в ЕСУТД в соответствии с пп. 27) п. 2 ст. 23 Трудового кодекса, содержащих следующие сведения:
1) реквизиты сторон:

• индивидуальный идентификационный номер работодателя - физического лица или бизнес-идентификационный номер работодателя - юридического лица;
• индивидуальный идентификационный номер работника;

2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);
3) место выполнения работы;
4) срок трудового договора;
5) дату начала работы;
6) дату заключения и порядковый номер.

Работодатель представляет сведения путем интеграции информационной системы кадрового обеспечения с ЕСУТД либо через государственный информационный портал "Электронная биржа труда" или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД.

Для интеграции информационной системы кадрового обеспечения работодатель организовывает работы по интеграции в соответствии с приказом исполняющего обязанности Министра информации и коммуникаций Республики Казахстан от 29 марта 2018 года № 123 "Об утверждении правил интеграции объектов информатизации "электронного правительства" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 16777).

Для представления сведений через государственный информационный портал "Электронная биржа труда" работодатель регистрирует личный кабинет с подтверждением электронной цифровой подписью и заполняет в личном кабинете необходимые сведения, указанные в пункте 3 настоящих Правил и отправляет их в ЕСУТД, подписав электронной цифровой подписью.

  6. В ЕСУТД работодатель направляет следующие дополнительные сведения:

1) режим рабочего времени и отдыха;

2) о выходе работника в отпуск в связи с беременностью и рождением ребенка (детей), усыновлением (удочерением) новорожденного ребенка (детей), и в отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Сведения, указанные в пунктах 3 и 6 настоящих Правил, удостоверяются посредством электронной цифровой подписи работодателя.

7. Сведения о вновь заключенных трудовых договорах подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в срок не позднее 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора обеими сторонами.

Сведения о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли, подлежат внесению работодателем в ЕСУТД в течение года со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью до 2000 человек, в течение двух лет со дня вступления в силу настоящих Правил для предприятий с численностью свыше 2000 человек.

8. Сведения о внесенных изменениях и дополнениях в трудовой договор подлежат внесению работодателем в ЕСУТД не позднее 15 календарных дней со дня подписания изменений и дополнений в трудовой договор обеими сторонами.

9. При выявлении ошибок работодатель в течении 30 рабочих дней со дня внесения первоначальных сведений:

1) исправляет ошибки при неправильном введении сведений, указанных в пункте 3 настоящих Правил;

2) удаляет сведения при неправильном введении реквизитов работника и (или) работодателя.

10. В случае восстановления на работе работника, работодатель в течении 10 рабочих дней со дня его восстановления вносит корректировки в сведения, путем указания даты, номера и органа вынесшего решения о восстановлении.

Сведения, указанные в пунктах 9 и 10 настоящих Правил, удостоверяются посредством электронной цифровой подписи работодателя либо от его лица руководителем кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.

11. С внесенными работодателем изменениями в сведения, предусмотренные пунктами 9 и 10 настоящих Правил, работник ознакамливается в личном кабинете на веб-портале "электронного правительства".

12. Информация о прекращении трудового договора вносится работодателем в ЕСУТД не позднее 3 рабочих дней со дня прекращения трудового договора.

13. После внесения работодателем в ЕСУТД информации о прекращении трудового договора изменение и дополнение сведений в ЕСУТД осуществляется уполномоченным государственным органом по труду на основании обращения работодателя или работника в соответствии с Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан.

13-1. При продлении срока действия трудового договора, предусмотренного подпунктом 2) пункта 1 статьи 30 Трудового кодекса, работодатель в течение 15 рабочих дней со дня продления срока действия трудового договора вносит соответствующую информацию в ЕСУТД.