Архив  – юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющее сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов. 

Согласно подпункту 17) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение. 

В соответствии с подпунктом 15) статьи 1 и пункту 1-1 статьи 13 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах» документы по личному составу – это комплекс документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение. 

Передача документов Национального архивного фонда производится за счет собственных средств юридических лиц, передающих архивы, в соответствии с правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. 

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержден приказом И.о. Министра культуры и спорта от 29 сентября 2017 года № 263, согласно которому срок хранение документов по личному составу установлен 75 лет.