Дебиторская задолженность – это задолженность по платежам юридических или физических лиц, причитающаяся компании, в итоге хозяйственных взаимоотношений с ней. 

В соответствии с МСФО (IAS) 1 «Представление финансовой отчетности», дебиторская задолженность классифицируется, как краткосрочный актив (текущая дебиторская задолженность) и долгосрочный актив (долгосрочная дебиторская задолженность). При этом актив должен классифицироваться как краткосрочный, если удовлетворяет любому из следующих критериев:

ожидается, что он будет реализован, или он держится для продажи или использования в условиях обычного операционного цикла компании;

он удерживается главным образом для цели продажи;

его предполагается реализовать в течение 12 месяцев с отчётной даты;

он является активом в виде денежных средств или их эквивалентов, не имеющих ограничений на их использование.

Компания должна в обязательном порядке классифицировать все прочие активы как долгосрочные.

Таким образом, дебиторская задолженность классифицируется как краткосрочный актив, если она должна быть погашена в течение двенадцати месяцев после отчетной даты (или в нормальных условиях операционного цикла).

Списание дебиторской задолженности за счет чистой прибыли. 

Согласно статье 248 НК:

1. Если иное не установлено пунктом 7 настоящей статьи, сомнительными требованиями признаются требования:

1) возникшие в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам-нерезидентам, осуществляющим деятельность в Республике Казахстан через постоянное учреждение, структурное подразделение юридического лица, и неудовлетворенные в течение трехлетнего периода, исчисляемого в соответствии с пунктом 4 настоящей статьи;

2) возникшие в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, и не удовлетворенные в связи с признанием налогоплательщика-дебитора банкротом в соответствии с законодательством Республики Казахстан;

3) в связи с включением в состав совокупного годового дохода штрафов и пени на основании вступившего в законную силу решения суда по договорам банковского кредита (займа) и договорам о предоставлении микрокредитов, по правам требования организации, специализирующейся на улучшении качества кредитных портфелей банков второго уровня, единственным акционером которой является Правительство Республики Казахстан, не удовлетворенные в течение трехлетнего периода, исчисляемого в соответствии с пунктом 4 настоящей статьи.

8. Если иное не предусмотрено пунктом 9 настоящей статьи, отнесение налогоплательщиком сомнительных требований на вычеты производится при одновременном соблюдении следующих условий:

1) наличие документов, подтверждающих возникновение требований;

2) отражение требований в бухгалтерском учете на момент отнесения на вычеты либо отнесение таких требований на расходы в бухгалтерском учете в предыдущих периодах.

Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, утвержденным приказом МФ РК от 31 марта 2015 года № 241:

64. Для проведения инвентаризации активов и обязательств создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководства субъекта.

70. По окончании инвентаризации оформленные инвентаризационные акты и описи, сличительные ведомости, формы которых утверждены приказом МФ РК от 20 декабря 2012 года № 562, сдаются в бухгалтерскую службу.

72. Комиссия выявляет причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководством субъекта.

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой финансовой отчетности.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности оформляется Актом инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (Акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (Форма Инв-4). Форма Акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, (форма Инв-4, приложение 35), утверждена приказом МФ РК от 20 декабря 2012 года № 562.

Таким образом, для списания дебиторской задолженности рекомендуется провести инвентаризацию имеющейся задолженности, подготовить приказ о создании инвентаризационной комиссии. Комиссия собирает информацию по контрагенту, проверяет первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договора), акты сверок. Исходя из полученной информации, определяет срок образования задолженности, изучает переписку по взысканию задолженности и т. п.

По результатам инвентаризации готовится справка или служебная записка с анализом причин образования дебиторской задолженности и предпринятыми мерами по ее взысканию. После завершения рассмотрения результатов инвентаризации выносится решение комиссии о списании данной задолженности и составляется приказ.

Пунктом 1 статьи 178 Гражданского кодекса установлены сроки исковой давности продолжительностью в три года. 

Таким образом, если организация произвела предоплату, и до сих пор не было поставки товара (оборудования) и нет возврата денег, то она на основании инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности и приказа руководителя организации списывает данную задолженность в бухгалтерском учете и не может ее взять на вычеты по КПН, так как она не относится к сомнительным требованиям (возникла не в результате реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг). 

Корреспонденция счетов:

ДТ 7210 (не идущие на вычеты), КТ 1710 - списание на сумму задолженности.