Подотчетные лица – это работники компании, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.  

Порядок учета подотчетных сумм определен в Параграфе 5 Правил ведения бухгалтерского учета :

59. Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта.

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Авансовый отчет (форма Т-3) , форма которого утверждена  Приказом 562 , подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу. Бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Сроки возврата денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется Учетной политикой предприятия, т.е. прописываются условия по каждому основанию выдачи д/средств. 

Деньги, выданные в подотчет, выдаются лицам, работающим на данном предприятии, по распоряжению руководителя.

При расчетах с подотчетными лицами выдача денежных средств в подотчет производится:

- на расходы, связанные со служебными командировками.

- на операционные и хозяйственные расходы. 

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть сданы в кассу не позднее пяти дней по окончании срока, на который они выдавались.

Выдача денежных средств в подотчет производится при условии полного отчета по раннее выданным сотруднику суммам.

Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств. Авансовый отчет подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу. Бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Рекомендуемый порядок отражения операций по учету расчетов с подотчетными лицами, учитывающий данные нормы:

1. Выдача денежных средств в подотчет из кассы

В 1С: Меню: Банк и касса – Касса – расходные кассовые ордера – создать – «вид операции» Выдача денежных средств подотчетнику – поле «подотчетник» ФИО сотрудника выбрать из прикрепленного справочника – в табличной части документа добавить строчку кнопкой «добавить» - поле «вид задолженности подотчетного лица» выбрать Приобретение активов – сумма – поле «статья ДДС» выбрать из прикрепленного справочника в папке «операционная деятельность» Авансы выданные под поставку активов и услуг – заполнить вкладку печать – провести и закрыть.

формируется проводка Дт 1251 Кт 1010

2. Отражение израсходованных сумм подотчетником на основании авансового отчета с приложением подтверждающих первичных документов (акты выполненных работ, накладные, чеки ККМ) осуществляется в два этапа:

1) Отражение приобретенных подотчетником от имени компании товаров, работ, услуг на основании накладных, актов и счетов-фактур

В 1С: меню Покупка – Поступления ТМЗ и услуг отражаем отдельно все приобретенные товары, работы, услуги

формируется проводка Дт 1310,1330 (ТМЗ), 7010, 7110, 7210 (услуги) Кт 3310

2)    Отражение расчета с поставщиком путем внесения наличных денежных средств в его кассу подотчетным лицом на основании чека ККМ

В 1С: Меню: Банк и касса – Касса – авансовые отчеты – создать - поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника выбрать из прикрепленного справочника – на вкладке «авансы» добавляем строчку кнопкой «добавить» - в поле «документ» отражаем РКО, по которому подотчетник получил денежные средства

на вкладке «оплата» добавляем строчку кнопкой «добавить» - в поле «контрагент» проставляем наименование поставщика из прикрепленного справочника – договор при наличии – сумма чека – в поле «наименование документа расхода» чек ККМ необходимо добавить в прикрепленный справочник – номер и дата чека. В данной вкладке количество строк не ограничено, поэтому все чеки можно внести друг за другом в один авансовый отчет.

формируется проводка Дт 3310 Кт 1251

Остальные вкладки авансового отчета используются редко по мере необходимости.

В целях сокращения количества документооборота рекомендуем создавать один расходный кассовый ордер на выдачу средств подотчетнику и один авансовый отчет по итогу израсходования полученных средств в месяц отдельно по каждому подотчетному лицу.