ГСМ (горюче-смазочные материалы) – это готовые продукты, полученные в результате процесса нефтепереработки.

Расход ГСМ осуществляется в соответствии с нормами расхода топлива, утвержденными Постановлением Правительства РК «Об утверждении норм расходов горюче-смазочных материалов для государственных органов Республики Казахстан и расходов на содержание автотранспорта» от 11 августа 2009 года № 1210.

Данным Постановлением регламентированы базовые нормы расхода ГСМ для автотранспорта.

Порядок учета ГСМ должен быть отражен в учетной политике компании.

Для учета ГСМ необходимо:

1. Определить норму расхода топлива на 100 км пробега автомобиля. Данная норма может быть определена путем проведения контрольных замеров, либо путем использования Норм расхода  ГСМ и расходов на содержание автотранспорта, утверждённых ПП РК от 11.08.2009 № 1210.

2. Оприходование приобретенного топлива следует проводить в учете на основании данных документов, полученных от поставщика (накладная на отпуск запасов на сторону). Фискальные чеки не являются первичным учетным документом, подтверждающим приобретение топлива.

3. Выдача топлива осуществляется водителю на основании накладной на внутреннее перемещение и путевого листа, и отражается в ведомости выдачи талонов (если топливо выдается с базы или по талонам).

4. Путевой лист является основанием для списания использованного топлива. Путевой лист содержит информацию об автомобиле, о норме расхода топлива, показания спидометра, пробег автомобиля, маршрут следования. Путевой лист выписывается на каждую рабочую смену и не превышает 24 часов, за исключением направления сотрудника на автотранспорте в командировку. В этом случае на период командировки выписывается один путевой лист.

5. На основании данных путевого листа производится списание топлива и оформляется актом списания запасов Акт списания запасов формы 3-6, форма которого утверждена приказом министра финансов РК от 20.12.2012 № 562. В 1С оформляется документ «Списание ТМЗ».

Если расход топлива по норме ниже, чем фактический, то сумма израсходованного топлива сверх норм списывается либо за счет виновного лица (если оно установлено судом), либо за счет чистого дохода компании.

Путевой лист грузового автомобиля форма N 4-П заполняется уполномоченным лицом, которое несет ответственность
за неверное его заполнение. Кроме того, ответственность несут лица отвечающие за эксплуатацию транспортных средств и руководитель организации владеющей транспортным средством.

В соответствии с Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом  использование автотранспортных средств с оплатой по повременному тарифу (оплата работы автотранспортного средства производится из почасового расчета в течение одного рабочего дня (смены), оформляется записями в путевом листе по форме № 4-п, согласно приложению 1 к настоящим Правилам с указанием пробега и времени нахождения автотранспортного средства в распоряжении грузоотправителя (грузополучателя) за вычетом времени обеденного перерыва водителя.     
Использование автотранспортных средств с оплатой их работы по сдельному тарифу (оплата работы автотранспортного средства производится за перевезенные тонны) оформляется записями грузоотправителя (грузополучателя) в путевом листе по форме № 4-с, согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

Согласно п. 20 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом путевые листы автотранспортного средства являются основными документами первичного учета, которые совместно с товарно-транспортной накладной или актом замера (взвешивания), определяют показатели для учета работы автотранспортного средства, осуществления расчетов за перевозки грузов, а также для начисления заработной платы водителю. 

Отрывной талон путевого листа заполняется грузоотправителем и является основанием для предъявления перевозчиком счета платежного требования грузоотправителю.
Отрывной талон прилагается к счету, а путевой лист остается у перевозчика, в котором повторяются идентичные записи о времени работы автотранспортного средства у грузоотправителя (грузополучателя).     
При повременной оплате перевозки грузов в путевой лист вписывают номера товарно-транспортных накладных, один экземпляр которых прилагается к путевому листу для учета количества перевезенных тонн груза и других показателей.     
Путевые листы автотранспортного средства и товарно-транспортные накладные подлежат регистрации в журналах учета движения путевых листов и товарно-транспортных накладных, и хранению перевозчиком вместе с журналами в течение 5 лет.
Заполнение путевого листа осуществляется перевозчиком. При этом отдельные данные заполняются также и грузоотправителем (грузополучателем).Путевые листы формы № 4-п и № 4-с согласно приложениям 1 и 2 к настоящим Правилам оформляются перевозчиком на один рабочий день (смену, рейс) с указанием даты выдачи, штампом или
печатью перевозчика при условии сдачи путевого листа предыдущего дня работы (смены, рейса).

При оформлении путевого листа грузового автомобиля перевозчик указывает номер путевого листа и его серию согласно установленным учетной политикой нормам, далее заполняется режим работы автотранспортного средства, на которое выписывается путевой лист, согласно установленному графику работы на предприятии.
Указывается дата выписки путевого листа.
Отражается марка и гос. Номер автомобиля, на который выписывается путевой лист. Если автомобиль принадлежит компании (не арендованный) отражается гаражный номер автомобиля.
Далее необходимо указать данные водителя (Ф.И.О., данные удостоверения личности, класс водителя – отражается в его правах, табельный номер).
При наличии прицепа у транспортного средства необходимо заполнить графу «Прицеп» (марка прицепа, гос. Номер, при наличии – гаражный номер).Если автомобиль помимо водителя сопровождают другие лица, то необходимо в графе «Сопровождающие лица» отразить данные этих лиц.
Далее заполняется таблица «Работа водителя и автомобиля»: В таблице указываются время выезда из гаража, а по окончании работы отражается время возврата в гараж (эти данные заполняет ответственное лицо – механик гаража), обязательно необходимо отразить нулевой пробег.

Нулевой пробег - это пробег, который необходимо совершить для прибытия из гаража на первый пункт маршрута и возвращения после завершения работы на линии в гараж.
При выезде из гаража и возвращении с рейса снимаются показания спидометра и отражаются в графе «Показания спидометра».
В графе «Время фактическое, число, месяц, час, минуты» ответственное лицо отражает время, когда он записывал нужные показания.
Далее заполняется таблица «Движение горючего» указывается марка выдаваемых ГСМ. Например, бензин, затем, если имеется код ГСМ, то отражается в графе «Код марки» - АИ 92.Указывается количество выданного топлива в литрах. Обязательно фиксируются данные об остатке топлива в автомобиле на начало и конец смены.
Количество сданного топлива в конце смены водителем отражается в графе «Сдано».В графе «Коэф. Изм. Нормы» отражается применяемый коэффициент в соответствии с утвержденными постановлением правительства № 1210 нормами. Например, при работе в зимнее время указывается зимний коэффициент 0,1. Если применяемых коэффициентов несколько (работа в городе с выше 3 млн. человек, над уровнем моря с выше 5 000 метров, зимний коэффициент и пр.), то в графе отражается сумма всех применяемых коэффициентов.
При работе спецоборудования, установленного на автомобиль, необходимо отразить время работы данного оборудования за смену, а так же если автомобиль работал на участке, но при этом движения не производилось, то указывается время работы двигателя припаркованного автомобиля.
При наличии особенностей работы автомобиля необходимо указать эти особенности в графе «Особые отметки».
Обязательно, при выдаче водителю ГСМ по талонам нужно указать номер выданных талонов.
Путевой лист подписывается ответственными лицами. Количество выдаваемого топлива на смену определяет механик, который ставит соответствующую отметку в путевом листе.

Водитель принимает автомобиль.
В графе «Задание водителю» необходимо отразить наименование заказчика, в чье распоряжение поступает автомобиль на смену. Если заказчиком выступает само предприятие, то указываются данные ответственного лица,  в распоряжение которого направляется автомобиль.
Данные о времени прибытия автомобиля в распоряжение заказчика, количество поездок, количество часов работы у заказчика отражает сам заказчик. По окончании смены водитель сдает автомобиль в гараж, а механик принимает данный автомобиль, о чем так же производятся соответствующие отметки в путевом листе.
Талоны заказчика оформляются непосредственно Заказчиком или лицом, в распоряжение которого был направлен автомобиль.
При отсутствии правильно организованного учета ГСМ и подтверждающих совершения операций документов на вычеты расходы не  относятся.