Первичные учетные документы (далее - первичные документы) - документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет;

Операции отражаются в бухгалтерской документации с подкреплением оригиналов первичных документов.

Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления бухгалтерских операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Узнать, каким документом утвержден тот или иной бланк, очень просто. На всех унифицированных формах в верхнем правом углу указано, каким нормативным актом он утвержден. На данный момент в РК применяются к учету формы и требования, регламентированные Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562.

Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены, хоз.субъекты разрабатывают самостоятельно либо применяют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Первичная документация должна содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

Все реквизиты в первичной документации должны быть заполнены, и если какой-то реквизит не может быть заполнен, ставится прочерк.

Если используется унифицированная форма документа, то удалять из нее реквизиты нельзя, но можно, при необходимости, дополнить этот бланк другими дополнительными реквизитами, необходимыми для работы именно в вашей организации.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.

При составлении первичных документов на электронных носителях Вы должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

Поступление денег оформляется Приходно-кассовым ордером, выбытие оформляется Расходно-кассовым ордером.

Для учета реализации запасов применяется накладная на отпуск запасов на сторону.

Для оформления передачи, продажи активов применяются акты приемки – передачи. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами на каждый отдельный объект или компонент объекта. Оформленный акт с приложенной технической документацией передается в бухгалтерскую службу, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководством субъекта

Для оформления права лица выступать от имени субъекта при получении активов применяется доверенность. Доверенности выдают лицам, с которыми заключен письменный договор о полной материальной ответственности за хранение денег и активов. Доверенность подписывается руководством субъекта и заверяется печатью.

Для приема-передачи выполненных работ (оказанных услуг), за исключением строительно-монтажных работ, применяется акт выполненных работ (оказанных услуг), который составляется исполнителем для подтверждения факта совершения хозяйственной операции.

Для оформления поступивших активов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщика, применяется акт о приемке активов. Акт о приемке активов составляется в двух экземплярах с участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной стороны.

Для учета движения активов между подразделениями субъекта применяются накладные на внутреннее перемещение.

Для учета активов, подлежащих списанию, применяются акты на выбытие (списание). Акты на выбытие (списание) составляются в двух экземплярах, первый экземпляр акта направляется в бухгалтерскую службу, второй остается в подразделении субъекта.

Для оформления приемки-передачи активов из ремонта, реконструкции (модернизации) применяется акт приемки - передачи отремонтированных, реконструированных (модернизированных) активов. Акт, подписанный материально ответственным работником заказчика, на прием активов, и представителем исполнителя, производившем ремонт, реконструкцию (модернизацию), составляется в двух экземплярах. Акт подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководством заказчика.

Для оформления оприходования запасов, полученных при разборке и демонтаже активов, пригодных для использования при производстве работ, применяется акт об оприходовании запасов, полученных при разборке и демонтаже основных средств. Акт составляется в трех экземплярах, первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

Для учета активов применяются инвентарные карточки. Инвентарные карточки заполняются в одном экземпляре на основании документов на приход активов, их перемещение, дооборудование, реконструкцию, модернизацию, капитальный ремонт и списание, и содержат основные качественные и количественные показатели активов, а также относящиеся к ним важнейшие пристройки, приспособления. Инвентарные номера присваиваются активам по мере их поступления по порядково-серийной системе.

Для учета арендованных активов применяется карточка учета арендованных (долгосрочно-арендованных) активов.

При обнаружении дефектов в процессе инвентаризации, монтажа или испытания активов применяется акт о выявленных дефектах актива.

Сроки хранения первичной документации

Первичные документы должны храниться в организации в течение срока, установленного законодательством, но не менее 5 лет.  Существует очень обширный и подробный документ, в котором устанавливаются сроки хранения различных видов документов. В этом документе сказано, в частности, что квартальные балансы и кассовые книги хранятся 5 лет, а годовые балансы – 10 лет. Лицевые счета работников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника. Инвентарные карточки по учету основных средств – 3 года после их ликвидации. Акты проверок – 5 лет. Документы по инвентаризации – 3 года. Договоры и соглашения – 5 лет после истечения срока и т.д.

Содержание первичных документов является коммерческой тайной организации. Сотрудники организации не обязаны знакомить с этими документами никаких посторонних любопытствующих. Все представители органов, имеющих право доступа к внутренней документации организации (представители налоговых, правоохранительных органов и т.д.), обязаны предъявить соответствующие документы.

Можно ли в первичной учетной документации ставить факсимиле

Законодательно в Казахстане использование факсимиле регламентируется лишь в Гражданском кодексе РК .

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

На практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Первичные учетные документы должны содержать личные подписи ответственных лиц. Ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле. Согласно законодательству о бухгалтерском учете первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Проверка первичных документов

Только убедившись в правильном оформлении и подлинности первичных документов, вы можете быть уверены в том, что бухгалтерский учет ведется верно.

Существует три надежных метода проверки:

- формальный;

- логический;

- арифметический.

При формальной проверке выявляют, все ли реквизиты документа и правильно ли заполнены, имеются ли подписи ответственных лиц, относится ли документ к тому месяцу, в котором он проведен в учете.

Необходимость формальной проверки вытекает из того, что не полностью или неверно заполненный документ утрачивает свою доказательность.

Логическая проверка, или проверка по существу, позволяет выявлять приписки из-за завышения объема выполненных работ, завышения цен и расценок, показа в первичных документах таких работ, которые никогда не выполнялись и не могли быть осуществлены вообще. С ее помощью выясняется, имела ли место та или иная операция и в указанном объеме.

Арифметическая проверка не сводится только к проверке простых арифметических действий. Даже проверяя таксировку приходится не просто определять правильность умножения цены на количество, а также привлекать к проверке цены, расценки, тарифы, ставки, нормы и тд., т.е сочетать арифметическую проверку с логической. Задачей арифметической проверки является обнаружение ошибок при таксировке или суммировании ряда чисел в процессе составления различных ведомостей.

Ответственность за отсутствие первичной документации 

За отсутствие учётной документации Кодексом об административных нарушениях предусмотрена административная ответственность, в виде штрафа 25-75 МРП в зависимости от категории налогоплательщика. Штраф выпишут в случае повторного нарушения, на первый раз – предупреждение.