Путевой лист - документ, заполняемый при осуществлении транспортных перевозок людей, товаров, для учета пройденного километража, для исчисления израсходованного топлива (ГСМ), в целях учета хозяйственной деятельности, налогообложения.

Согласно подпункту 15) статьи 1 Закона Республики Казахстан «Об автомобильном транспорте» путевой лист является документом в бумажной или электронно-цифровой форме, предназначенный для ведения учета и контроля работы водителя и автотранспортного средства. 

При оформлении путевого листа на бумажном носителе перевозчик обеспечивает его регистрацию в Единой системе управления транспортными документами.

Приказом и.о. министра индустрии и инфраструктурного развития Республики Казахстан от 25 мая 2021 года № 258 утверждены Перечень документов, подлежащих регистрации, учету, обработке и хранению в единой системе управления транспортными документами и Правила организации и эксплуатации единой системы управления транспортными документами.

В перечень документов, подлежащих регистрации, учету, обработке и хранению в единой системе управления транспортными документами, входят товарно-транспортная накладная для авто категории N3 и путевой лист для автомобилей категория N3, М2, М3.
Категория N3 — транспортные средства, предназначенные для перевозки грузов. Технически допустимая максимальная масса — более 12 тонн.
Категория М2 — транспортные средства, используемые для перевозки пассажиров, имеющие, помимо места водителя, более восьми мест для сидения. Технически допустимая максимальная масса не превышает 5 тонн.
Категория М3 — транспортные средства, используемые для перевозки пассажиров, имеющие, помимо места водителя, более восьми мест для сидения. Технически допустимая максимальная масса превышает 5 тонн.

Система зарегистрирована в доменной зоне.GOV.KZ: esutd.gov.kz.

Для работы в Системе и (или) участия в перевозочном процессе пользователи Системы совершают следующие действия:
1. Устанавливают необходимое аппаратно-программное обеспечение для возможности использования сертификатов (открытый и закрытый ключ) электронной цифровой подписи.
Аппаратные средства — материальная часть вычислительной системы, включающая в себя электрические и электронные элементы (например, приборы и схемы), электромеханические элементы (например дисководы) и механические элементы (например стойка).
Программное обеспечение — совокупность компьютерных программ и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ.
2. Получают в установленном порядке сертификаты (открытый и закрытый ключ) электронной цифровой подписи в Национальном удостоверяющем центре Республики Казахстан либо в удостоверяющих центрах государств — членов Евразийского экономического союза.
3. Проходят процедуры регистрации в системе.
В системе действуют сертификаты электронной цифровой подписи, изданные для физических и юридических лиц Национальным удостоверяющим центром Республики Казахстан, а также удостоверяющими центрами государств — членов Евразийского экономического союза, проверенные доверенной третьей стороны Республики Казахстан.
При формировании, ведении и использовании Единой системы управления транспортными документами учитываются Единые требования в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности, утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 декабря 2016 года №832.

Согласно п. 19 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом

19. Путевой лист автотранспортного средства является документом первичного учета, который совместно с товарно-транспортной накладной, определяет показатели для учета работы автотранспортного средства.

При повременной оплате перевозок грузов в путевой лист (в случае его оформления на бумажном носителе) вписываются номера товарно-транспортных накладных, один экземпляр которых прилагается к путевому листу для учета количества перевезенных тонн груза и других показателей.

Путевые листы автотранспортного средства и товарно-транспортные накладные, оформленные на бумажном носителе, подлежат регистрации в журналах учета движения путевых листов и товарно-транспортных накладных, и хранению перевозчиком вместе с журналами в течение 5 лет.

20. Путевые листы и товарно-транспортные накладные оформляются перевозчиком на бумажном носителе или в форме электронно-цифрового документа на одну смену (рейс) до начала смены (рейса) отдельно на каждое грузовое автотранспортное средство с внесением сведений для заполнения путевого листа, товарно-транспортной накладной и CMR при перевозке грузов автомобильным транспортом согласно приложению 1 к настоящим Правилам. При этом отдельные данные в товарно-транспортной накладной заполняются также и грузоотправителем (грузополучателем).

21. Путевые листы и товарно-транспортные накладные, оформленные на бумажном носителе, удостоверяются штампом или печатью перевозчика и грузоотправителя (грузополучателя).

Не требуется наличие печати (штампа) для юридических лиц, относящихся к субъектам частного предпринимательства.

22. При оформлении путевого листа и товарно-транспортной накладной на бумажном носителе на грузовое автотранспортное средство с технической допустимой максимальной массой более 3,5 (трех с половины) тонн, перевозчик и грузоотправитель обеспечивает их регистрацию в единой системе управления транспортными документами:

путевого листа – до начала смены (рейса);

товарно-транспортной накладной – до отправления груза.

Удостоверение записей и отметок в товарно-транспортной накладной и в путевом листе в форме электронно-цифрового документа осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи.

      При формировании, ведении и использовании единой системы управления транспортными документами учитываются Единые требования в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности, утвержденные постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 декабря 2016 года № 832 "Об утверждении единых требований в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности".

В электронный путевой лист вносятся следующие данные:

• номер электронного путевого листа, 
• дата оформления, 
• наименование перевозчика, 
• БИН/ИИН, 
• адрес, телефон, 
• ФИО водителя, марка и государственный регистрационный номер автотранспортного средства. 

Также на текущий момент должен быть обязательный действующий техосмотр автотранспортного средства, технические характеристики автотранспортного средства, допустимая максимальная масса, маршрут движения автотранспортного средства с указанием начальных, промежуточных и конечного пунктов, медицинское освидетельствование водителя, место и время выезда из начального пункта, время и дата приезда в конечный пункт, завершение действия путевого листа. 
Путевой лист оформляется до начала смены рейса. Записи и отметки в путевом листе удостоверяются ЭЦП. 

После того, как грузоотправитель ставит отметку в путевом листе, он также формирует электронную товарно-транспортную накладную. Этот документ подписывается и отправляется на согласование перевозчику. Перевозчик согласовывает и подписывает накладную. Далее водитель осуществляет доставку груза, грузополучатель принимает груз, ставит отметку в системе «получил груз». Последний этап - перевозчик после приезда автотранспорта в конечный пункт ставит отметку о завершении путевого листа. 

Для работы в системе нужно иметь ЭЦП на физическое лицо или же представителя юридического лица. 

В системе реализован сервис поддержки обратной связи, внесение предложений по усовершенствованию работы системы.

Использовать систему можно посредством мобильной сайта. Однако подписание документов осуществляется только через компьютер. 

Контроль будет осуществляться дистанционно, посредством интеллектуальной системы. Через считывание государственных регистрационных номерных знаков грузового автотранспортного средства будет определяться наличие электронного путевого листа в единой системе управления транспортными документами. 

При отсутствии в единой системе документа владелец автотранспортного средства привлекается к административной ответственности путем автоматического формирования предписания о необходимости уплаты административного штрафа (часть 2 прим 1 ст 571 КоАП РК). Размер штрафа для физлиц составляет 5 МРП, для субъектов малого бизнеса 10 МРП, для субъектов среднего бизнеса - 15 МРП, для субъектов крупного бизнеса - 25 МРП. При повторном нарушении в течение года данный штраф увеличивается.

С 1 января 2022 года  действуют следующие нормы:

единая система управления транспортными документами – информационная система, обеспечивающая регистрацию, учет,

• обработку и хранение документов, связанных с перевозочной деятельностью в области автомобильного транспорта, и передачу формализованной информации о таких документах соответствующим уполномоченным государственным органам и участникам перевозочного процесса;
• при оформлении путевого листа на бумажном носителе перевозчик обеспечивает его регистрацию в Единой системе управления транспортными документами.
• проставлении в путевом листе в Единой системе управления транспортными документами отметки о соблюдении требования, предусмотренного частью второй пункта 200 указанных выше  Правил.