Кадровые документы – это документы, обеспечивающие регулирование трудовых и связанных с ними отношений работодателя и работника внутри организации.

К кадровым документам относятся:

Положение о структурном подразделении

Назначение положения о структурном подразделении: регламентация деятельности каждой структурной единицы (отдела, департамента) организации.

Положение закрепляет баланс полномочий, обязанностей и ответственность, как всего структурного подразделения, так и его руководителя, которые зависят от содержания, объема возложенных задач, специфики деятельности организации. Положения должны содержать конкретные, четкие формулировки и составляться по единой методике, принятой в организации.

Положение служит основой для разработки должностных инструкций работников структурного подразделения, штатного расписания, организации текущей деятельности компании, регламентирует ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач. Кроме того, именно положение может являться основным документом при проведении оценки деятельности структурного подразделения.

Должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

Должностная инструкция имеет несколько предназначений:

• Позволяет равномерно распределить нагрузку между работниками компании;
• Позволяет избежать дублирования трудовых функций в организации;
• Позволяет не оставить без внимания тот или иной участок работы к компании;
• Позволяет опереться при разрешении конфликтов, трудовых споров (в т.ч., в судах);

Штатное расписание

Штатное расписание – внутренний организационно- правовой документ, в котором зафиксированы структура организации, штатный состав и штатная численность. Ш. Р. Обычно содержит наименования структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки и размер месячного фонда заработной платы.

Действующее законодательство не предъявляет требований к форме штатного расписания, некоторые организации указывают не конкретных работников, а количество должностей и оклады по ним, другие указывают фамилии работников. Каждая организация оформляет штатное расписание в произвольной, приемлемой для себя форме.

Табель учета рабочего времени в Word, Excel
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Личная карточка работника (форма Т-2)
Положение о работе с персональными данными
Журнал регистрации трудовых договоров
Техника безопасности на предприятии
Положение о коммерческой тайне
Протокол об установлении стажа работника

В соответствии с подпунктом 17) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса Республики Казахстан, работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение и обязательное социальное страхование.

Следует отметить, что пунктом 193 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 предусмотрено, что в случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого ставится вопрос об ответственности виновного лица в их утрате.

Виды отчетов кадровика 

Приказом Министра обороны РК от 24 января 2017 года № 28 утверждены Правила воинского учета военнообязанных и призывников (далее - Правила), которые введены в действие со 2 июня 2017 года.

• отчеты воинского учета

Согласно главе 5 Правил все юридические лица должны осуществлять ведение воинского учета военнообязанных и призывников.

Указанная глава содержит целый ряд обязанностей казахстанских компаний в сфере ведения воинского учета:

1) ведение воинского учета военнообязанных и призывников юридическими лицами осуществляется по личным карточкам по форме согласно приложению 27 к настоящим Правилам.

На призывников дополнительно ведется список юношей, подлежащих подготовке к срочной воинской службе по форме, согласно приложению 28 к настоящим Правилам.

2) ежемесячное представление к 25 числу в МОВУ района (города областного значения) списка военнообязанных и призывников, принятых на работу (учебу) или уволенных с работы (отчисленных из организации образования) юридическими лицами по форме, согласно приложению 29 к Правилам;

3) ежегодное к 15 февраля (по состоянию на 1 января) направление в МОВУ района (города областного значения) сведений о численности на работающих (учащихся) военнообязанных и призывников по форме, согласно приложению 30 к Правилам;

Закон РК от 6 апреля 2016 года № 482-V «О занятости населения» 

1) Предоставление  центру занятости населения письменно или посредством государственного интернет-ресурса «Биржа труда» сведений о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) с указанием условий труда и оплаты в течение пяти рабочих дней со дня их появления.

2) предоставлять центру занятости населения письменно или посредством государственного информационного портала "Электронная биржа труда" в полном объеме информацию о предстоящем высвобождении работников в связи с прекращением деятельности работодателя – физического лица либо ликвидацией работодателя – юридического лица, сокращением численности или штата, снижением объема производств и выполняемых работ и услуг, повлекшего ухудшение экономического состояния работодателя, о количестве и категориях работников, которых оно может коснуться, с указанием должностей и профессий, специальностей, квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых работников и сроков, в течение которых они будут высвобождаться, не менее чем за один месяц до начала высвобождения;

3) своевременно (в течение пяти рабочих дней со дня направления для трудоустройства) извещать центр занятости населения письменно или посредством государственного информационного портала "Электронная биржа труда" о приеме на работу или отказе в приеме на работу;

4) предоставлять информацию в уполномоченный орган по вопросам занятости населения о приеме на работу иностранцев или лиц без гражданства, привлекаемых на основании справки о соответствии квалификации для самостоятельного трудоустройства, и (или) прекращении трудовых отношений с ними.

Согласно алгоритму работодателям ежемесячно до 25 числа нужно, пройдя по ссылке  https://msb.fms.kz/login, найти в списке по БИН свою организацию и с помощью ЭЦП юридического лица или ИП зарегистрироваться и войти в информационную систему Фонда, подписать пользовательское соглашение. Далее добавить ИИН сотрудников, освобожденных от уплаты ОСМС (одним файлом в Excel, или построчно на каждого работника). Ежемесячно вводить данные повторно не придется, нужно будет только актуализировать их.

С 30 июля 2022 года изменились сроки хранения документов.

Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 11 июля 2022 года № 184 внесены изменения в приказ исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения».

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения изложен в новой редакции.

Ранее в приказ уже вносили изменения Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 6 октября 2020 года № 271. Тогда Приказ был дополнен Указателем видов документов и оглавлением.