В соответствии с приказом Министра финансов РК от 16 февраля 2018 года № 208 «О некоторых вопросах применения контрольно-кассовых машин» утверждены, в том числе:

форма книги учета наличных денег согласно приложению 3 к настоящему приказу;

Понятие и ведение Книги учета наличных денег (п.п.8) ст. 165, п. 4 ст. 167 НК РК)

Книга учета наличных денег - журнал учета ежесменного оборота наличных денег, товарных чеков, показаний фискальной памяти или накопителя фискальных данных контрольно-кассовой машины.

При постановке на учет контрольно-кассовой машины, являющейся аппаратно-программным комплексом без функции передачи данных, в налоговый орган предоставляются следующие документы:

1) налоговое заявление о постановке контрольно-кассовой машины на учет в налоговом органе;

2) краткое описание функциональных возможностей и характеристик аппаратно-программного комплекса;

3) руководство по использованию модуля "Рабочее место налогового инспектора" заявленной для постановки на учет в налоговом органе модели аппаратно-программного комплекса.

Формы регистрационной карточки контрольно-кассовой машины, товарного чека, книги учета наличных денег и книги товарных чеков устанавливаются уполномоченным органом.

Таким образом, исходя из понятия книги учета наличных денег и порядка постановки на учет ККМ, ведение Книги учета наличных денег обязательно при использовании ККМ без функции передачи данных. При этом, при применении ККМ с функцией онлайн с функцией фиксации и (или) передачи данных ведение Книги учета наличных денег не предусмотрено и не требуется регистрация Книги в налоговом органе для ККМ с ФПД. 

Книга учета наличных денег утверждена по форме согласно Приложению 3 к приказу Министра финансов Республики Казахстан от 16 февраля 2018 года № 208. В  Книге учета наличных денег для заполнения предусмотрено 35 столбцов, с учетом расчетов покупателей посредством платежной карточки.

1) По графе 2 «Сум­ма на­лич­ных де­нег в кас­се на на­ча­ло сме­ны» - редакционно изменилось название графы. Вместо прежнего названия «Сумма кассы на начало смены» конкретизировано и дополнено суммой именно наличных денег в кас­се на на­ча­ло сме­ны. При этом, исключена формула (гр.33-гр. 34 предыдущей строки).

2)  По графе «Вне­се­но на­лич­ных де­нег в кас­су (слу­жеб­ный при­ход) в те­че­ние сме­ны» в строке 5 теперь проставляется под­пись ли­ца, по­лу­чив­ше­го день­ги, а не лица, внесшего деньги, как ранее было предусмотрено в старой форме книги.

3)  По графе 34 название графы дополнено наличными деньгами «Сум­ма на­лич­ных де­нег, сдан­ная из кас­сы в кон­це сме­ны».

4)  Остальные графы остались без изменений. 

Порядок заполнения новой Книги учета наличных денег.

Рассмотрим на примере порядок заполнения Книги учета наличных денег.

В графе 1 «Дата» - указывается текущая дата рабочей смены ККМ;

В графе 2 «Сум­ма на­лич­ных де­нег в кас­се на на­ча­ло сме­ны» - указывается сумма наличных денег в кассе ККМ на начало смены.   

В графе «Вне­се­но на­лич­ных де­нег в кас­су (слу­жеб­ный при­ход) в те­че­ние сме­ны» графы 3, 4 и 5 – указывается время внесения наличных денег в кассу ККМ, сумма внесенных наличных денег в кассу ККМ как служебный приход, под­пись ли­ца, по­лу­чив­ше­го день­ги (например, кассира-операциониста).

В графе «Изъ­ято из кас­сы на­лич­ных де­нег (слу­жеб­ный рас­ход) в те­че­ние сме­ны» графы 6, 7 и 8 – указывается время изъятия наличных денег из кассы ККМ, сумма изъятия наличных денег из кассы ККМ как служебный расход, под­пись ли­ца, по­лу­чив­ше­го день­ги.

Суммовые показания счетчика ККМ отражаются в разделе «Показания фискальной памяти ККМ» в графах 9-19. При этом, большинство налогоплательщиков по операциям реализации заполняют только графы по Продажам, так как по графам Покупки данные отражают только ломбарды, пункты обмена валют, пункты приема стеклопосуды, лома металлов.

Следует отметить, что согласно новым Правилам применения ККМ для контрольно-кассовых машин период смены не должен превышать двадцать четыре часа.

В графе 9 «На начало смены/Продажа» заполняются показания сменного отчета предыдущего – не обнуляемый остаток с прошлого дня графы 18 (переносится);

В графе 10 «На начало смены/Покупка» для ломбардов, пунктов обмена валют, приема стеклопосуды, лома металлов - Z отчета – не обнуляемый остаток с прошлого дня графы 19 (переносится);

В разделе «Показания Z отчета» графе 12 Продажа/Наличный расчет – отражается выручка за день за наличный расчет (суммовые данные счетчика);

В графе 13 «Продажа/Платежной карточкой» - отражаются проведенная через ККМ выручка за день по расчетам платежной карточкой;

В графе 14 «Продажа/ На общую сумму» – отражается итоговая выручка за день на общую сумму за наличный расчет и платежной карточкой;

В графе 15 «Покупка/Наличный расчет» – отражаются данные отчета по покупкам у клиентов за наличный расчет ломбардами, пунктами обмена валют, приема стеклопосуды, лома металлов;

В графе 16 «Покупка/ Платежной карточкой» - отражаются данные отчета по покупкам у клиентов за расчет платежной карточкой ломбардами, пунктами обмена валют, приема стеклопосуды, лома металлов;

В графе 17 «Покупка/ На общую сумму» - отражаются итоговые данные за день по покупкам на общую сумму за наличный расчет и платежной карточкой ломбардами, пунктами обмена валют, приема стеклопосуды, лома металлов;

В графе 18 «На конец смены/Продажа» – отражаются показания Z отчета по продаже – не обнуляемый остаток на конец дня (гр9+гр14);

В графе 19 «На конец смены/Покупка» - отражаются показания Z отчета по покупкам– не обнуляемый остаток на конец дня (гр. 10 +гр.17) ломбардами, пунктами обмена валют, приема стеклопосуды, лома металлов.

В графе «Дан­ные об оши­боч­ных пла­те­жах» графы 20, 21, 22, 23- указываются сведения об ошибочно проведенных через ККМ платежах (количество чеков ККМ, ошибочно проведенная сумма за наличный расчет, ошибочно проведенная сумма платежной карточкой, общая сумма ошибочно проведенного платежа).

В графе «Воз­врат (ан­ну­ли­ро­ва­ние) че­ков ККМ и то­вар­ных че­ков» графы 24, 25, 26, 27- указываются сведения по операциям возврат, аннулирование чеков ККМ и товарных чеков (количество чеков, наличный расчет, платежной карточкой, на общую сумму).

В графе «Вы­да­но то­вар­ных че­ков за сме­ну» графы 28, 29, 30, 31- указываются сведения по номерам товарных чеков, количество товарных чеков, на сумму наличного расчета, платежной карточкой, на общую сумму).

В графе 33 «Сум­ма кас­сы на ко­нец сме­ны» (гр. 2 + гр. 4 - гр. 7 + гр. 14 - гр. 17 - гр. 23 - гр. 27 + гр. 32) – указывается сумма кассы на конец смены, которая считается по приведенной формуле. Так как в расчете графы 33 участвует графа 14 по показаниям Z отчета ККМ по продажам на общую сумму, куда включены расчеты наличными деньгами и расчеты платежной карточкой, то в итоговой графе 33 будет указана сумма кассы на конец смены с учетом расчетов платежной карточкой, проведенных через ККМ. Получается, что сумма кассы на конец смены будет учитывать суммы платежей при использовании платежных карточек по показаниям сменного отчета ККМ.

При этом, согласно новым Правилам применения ККМ показания отчета с учетом сумм платежей при использовании платежных карточек о текущем состоянии кассы должны соответствовать сумме наличных денег в кассе на момент снятия фискального отчета, суммам приема и выдачи наличных денег, не связанных с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, отраженных в книге учета наличных денег.

В графе 34 «Сум­ма на­лич­ных де­нег, сдан­ная из кас­сы в кон­це сме­ны» - указывается сумма наличных денег, которая сдается кассиром из кассы ККМ в бухгалтерскую кассу в конце смены ККМ.

В графе 35 «Под­пись от­вет­ствен­но­го ли­ца» - указывается подпись ответственного лица (например, сам налогоплательщик или работник - кассир-операционист).

Согласно новым Правилам применения ККМ ответственное лицо налогоплательщика – налогоплательщик либо лицо, состоящее в трудовых отношениях с налогоплательщиком или действующее от его имени на основании доверенности, договора или ином законном основании, осуществляющее денежные расчеты с покупателем (клиентом) с применением контрольно-кассовой машины и отвечающее за ее работу.