Виртуальный склад (ВС)  – модуль ИС ЭСФ, предназначенный для обеспечения в автоматическом режиме функционирования механизма прослеживаемости товаров в соответствии с международным договором, ратифицированным Республикой Казахстан (далее – Модуль). В Казахстане модуль «Виртуальный склад» был введен в опытную эксплуатацию с 1 апреля 2018 года. 

Обязанность по ведению «Виртуального склада» 

Виды виртуальных складов

Признаки виртуальных складов

Внесение информации о товарах в модуль Виртуальный склад

Учет товаров в Виртуальном складе

Работа в Виртуальном складе

Документы Виртуального склада

Формы Виртуального склада

Перечень товаров

Обязанность по ведению «Виртуального склада» 

Сначала обязанность по ведению «Виртуального склада» касалась только налогоплательщиков, реализующих автомобили, а с 1 июля 2019 года и с 1 октября 2019 года  обязанность вести «Виртуальный склад» распространилась на налогоплательщиков, реализующих: 

• сахар-сырец (с 1 июля 2019 года);
• холодильное оборудование (с 1 июля 2019 года);
• мониторы и проекторы (с 1 июля 2019 года);
• пылесосы (с 1 октября 2019 года);
• фотокамеры с моментальным получением готового снимка (с 1 октября 2019 года);
• электрические нагревательные сопротивления (с 1 октября 2019 года);
• иные товары в случае использования плательщиком НДС контрольного счета в целях возврата НДС согласно ст.433 Налогового кодекса РК

Обязанность по ведению Виртуального склада распространяется на тех налогоплательщиков, деятельность которых связана с производством и реализацией товаров из Перечня, или с реализацией импортированных товаров, независимо от того состоит ли налогоплательщик на учете по НДС. Количество складов налогоплательщика в модуле ВС должно соответствовать фактическому количеству имеющихся складов или торговых точек. Для каждого вновь открытого склада надо заводить виртуальный склад.

Виды виртуальных складов:

1) "Склад" – основной склад налогоплательщика, можно зарегистрировать несколько складов;
2) "Нераспределенный склад" – склад, создаваемый автоматически для пользователей ИС ЭСФ и для получателей, осуществляющих реализацию товара в розничной торговле, в том числе не зарегистрированных в ИС ЭСФ;
3) "Точка продаж" – место продажи товара, точка продаж может находиться в торговом зале магазина;
4) "Мобильный склад" – склад для перемещения товаров по территории Республики Казахстан в целях реализации товаров;
5) "Архив" – склад хранения автоматически списанных товаров налогоплательщика, которому при оформлении СНТ присвоена отметка "Малая торговая точка".

Признаки виртуальных складов:

1) «Приоритетный склад» – склад, определенный участником ИС ЭСФ, для автоматического оприходования и списания товаров с виртуального склада;
2) «Склад оприходования товаров по декларациям на товары» – склад для автоматического оприходования товаров по декларациям на товары;
3) «Публичный склад» – склад, предоставляемый покупателем поставщику для выбора склада при перемещении и реализации товаров;
4) «Склад участников совместной деятельности» – склад, используемый участниками совместной деятельности (далее – Склад УСД);
5) «Склад для лизинга» – склад для совместного использования с различными контрагентами (поставщиком или получателем) в течение определенного времени;
6) «Склад по переработке давальческого сырья» – склад, используемый давальцем и переработчиком сырья;
7) «Склад реорганизуемого лица» – склад, используемый при реорганизации предприятия.

Разработчик ИС ЭСФ, оператор по маркировке товаров осуществляют техническую поддержку участников Пилотного проекта в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения от них запроса.

Внесение информации о товарах в модуль Виртуальный склад

Вся информация о товарах вносится в модуль Виртуальный склад из других электронных модулей и документов. 

По импортированным товарам –из ФНО 328.00;
при приобретении товаров для перепродажи –из ЭСФ, полученных от поставщика.
Сведения из формы 328.00 автоматически поступают в модуль Виртуального склада при пересечении товаром государственной границы РК.
По произведенным товарам производитель сам вносит данные в модуль ВС, с указанием наименования произведенного товара, его характеристики, наличие сертификата о происхождении товара и т.д. 
Списание товаров с модуля Виртуального склада производится по ЭСФ, выписанным продавцом в адрес покупателя. 
ЭСФ при реализации товаров с ВС автоматически заполняются сведениями, содержащимися в системе.

С 2021 года модуль Виртуальный склад стал обязательным для работы с СНТ  - сопроводительной накладной на товары. Выписка СНТ осуществляется при помощи Виртуального склада.

С 16 января 2021 года в Казахстане стартовал пилотный проект СНТ, в рамках которого выписывать документ обязаны: налогоплательщики, импортирующие товар на территорию Казахстана из стран ЕАЭС, где вид товара значения не имеет. 
Реализующие подакцизные товары (алкоголь, табак и т.п.)  и товары ВС, в том числе товары со сниженной ставкой ВТО.
Экспортирующие товар из Казахстана в страны ЕАЭС, где для экспорта, как и для импорта категория товара не важна. 
Если налогоплательщик импортирует товар, не входящий в основной перечень товаров ВС и не являющийся подакцизной продукцией, то ему достаточно выписать СНТ при ввозе товара.

Учет товаров в Виртуальном складе

Товары в Виртуальном складе учитываются по особым признакам:

• кода ГСВС 1-го уровня;
• кода ТН ВЭД;
• декларации на товары, заявления о ввозе или сертификата происхождения (для товаров, входящих в Перечень изъятий);
• строки в ДТ или заявления по форме 328.00;
• Единицы измерения товара.

Ввод остатков в Виртуальный склад начинается с создания склада. После ввода остатков товары в Виртуальном складе должны соответствовать физическим остаткам. На основании того, как учтены товары в ВС можно выписывать СНТ и ЭСФ, и данные учета товаров будут синхронизированы с документами. В модуле ВС  ведется учет только установленных товаров.

Работа в Виртуальном складе

Для работы в Виртуальном складе нужно выполнить следующие действия:

- Наличие ЭЦП Национального удостоверяющего центра, в случае отсутствия ЭЦП, получить ЭЦП в ЦОН.

В ЦОНе получить сертификаты:
- Сертификат авторизации AUTH_...
- Сертификат подписи RSA - для ФЛ или GOST - для ЮЛ.
- Использование рекомендуемых браузеров: IE 10, IE 11; Edge; Firefox 41+; Chrome 45+; Safari 8+; Opera 32+  В дальнейшем рекомендуется поддерживать и использовать актуальную версию браузеров.

На портале ИС ЭСФ был осуществлен переход с ПО CryptoSocket на ПО NCALayer. 

Для установки NCALayer необходимо: 
- скачать установочный файл на сайте НУЦ РК;
- выполнить установку программного обеспечения согласно руководству пользователя NCALayer размещенному на сайте.

После установки и запуска программного обеспечения NCALayer необходимо в нижнем правом углу экрана нажать правой кнопкой мыши на иконку NCALayer и выбрать «Управление модулями». В открывшемся списке модулей, выбрать «Модуль ЭСФ» и нажать на кнопку «Установить модуль», в результате модуль будет установлен на компьютер пользователя. Перед каждым началом работы с ИС ЭСФ, необходимо запускать приложение NCALayer. Если электронный счет-фактура выписывается в web-портале ИС ЭСФ, и в поле «G4. Код товара (ТН ВЭД ЕАЭС)» пользователь указывает код ТНВЭД, по которому обязательно ведение виртуального склада, пользователю выдается сообщение о необходимости перехода работы в интерфейс модуля «Виртуальный склад» и выписки ЭСФ с таким кодом из данного модуля.

Выполните авторизацию в web-портале ИС ЭСФ. После входа в ИС ЭСФ выполните выбор профайла, под которым Вы собираетесь работать. Перейдите на вкладку «Виртуальный склад». Отображается функционал ВС.
Для работы в модуле «Виртуальный склад» зарегистрируйте склад. Вкладка «Склады» отображает список складов пользователя и позволяет зарегистрировать склад. У склада могут быть установлены признаки: «Наследуемость» - данный склад будет перемещен правопреемнику при реорганизации юридических лиц; «Склад по умолчанию» - наименование этого склада используется при предварительном заполнении форм ВС; «признак доступности УСД» указанным налогоплательщикам будет доступен данный склад для выбора товара, при выписке ЭСФ в рамках совместной деятельности.

Для работы с ВС выберите одну из вкладок:

- Вкладка «Остатки товаров» - отображаются все остатки товаров налогоплательщика (далее – НП);
- Вкладка «Склады» позволяет создать или удалить склад НП.
- Вкладка «Журнал Форм» позволяет создать Формы прихода и списания с ВС.
- Вкладка «ГСВС» позволяет просматривать все позиции, находящиеся в справочнике.

Глобальный справочник ВС является иерархическим и содержит уровни:

• 1 уровень - КП ВЭД;
• 2 уровень – ТН ВЭД.

- Вкладка «ДТ» содержит все Декларации на товары, оформленные в адрес НП.
- Вкладка «ФНО 328.00» содержит все ФНО 328.00, оформленные в адрес НП.
- Вкладка «Счета-фактуры» позволяет перейти в функционал работы с электронными счетами-фактурами.

Документы Виртуального склада:

Декларация на товары (далее - ДТ) – документ, который содержит информацию о товарах, импортированных из третьих стран. ДТ автоматически поступает в ВС НП из таможенных информационных систем. На основании ТН ВЭД, указанного в ДТ, осуществляется приход товара на ВС.

ФНО 328.00 - документ, который содержит информацию о товарах, импортированных из ЕАЭС. ФНО 328.00 приходит автоматически из информационной системы КГД МФ РК. На основании ТН ВЭД, указанного в ФНО 328.00 осуществляется приход товара на ВС.

Электронный счет-фактура (далее - ЭСФ) – документ, по которому производится перемещение товара от одного НП к другому, т.е. производится реализация товара.

Формы Виртуального склада

Формы Виртуального склада, которые создаются во вкладке «Журнал Форм».

Форма «Остатки» предназначена для оприходования на ВС остатков товара, которые сейчас имеются фактически на складах налогоплательщика. Это товар произведенный, импортированный или закупленный до начала работы ВС.
Форма «Производство» предназначена для оприходования на ВС произведенного товара, который был произведен после начала работы ВС.
Форма «Списание» предназначена для списания товара с ВС. Списание может быть произведено по следующим причинам:
Производство (товар, который списывается в связи с использованием его для производства);
Порча (товар, который был испорчен или у которого истек срок годности);
Утеря (товар, который был утерян);
Прочие (списание производится по другим причинам, не указанным выше).
Форма «Внутреннее перемещение» предназначена для перемещения товара с одного склада на другой в рамках одного НП.
Форма «Корректировка остатков» предназначена для увеличения остатков, имеющихся на ВС. Используется в случае, если ранее по Форме «Остатки» была внесена только часть имеющихся фактически остатков. Заполняется аналогично Форме «Остатки». Отличие заключается в том, что товар выбирается не из ГС ВС, а из остатков товара на ВС, что уменьшает временные затраты на ввод данных.

Внимание! Пользователь может корректировать только те остатки, которые были им же введены по Форме «Остатки». 

Товары, оприходованные на ВС по ДТ,  ФНО 328.00 и Форме «Производство» корректировать нельзя. Также нельзя корректировать остатки, которые были получены по ЭСФ или другим Формам.

Форма «Детализация» используется, в случае если необходимо произвести:
- конвертацию единиц измерения;
- комплектацию товара;
- разукомплектацию товара;
- пересортицу товара.
Форма для ввода физических меток предназначена для ввода физических меток для товара, который был зарегистрирован на складе как обычный товар, а после указания признака уникальности в ГС ВС должен быть реализован как уникальный товар.
Форма «Реорганизация с типом «Выделение» предназначена для разделения товара на складе в случае реорганизации с типом «Выделение». Форма «Реорганизация» с типом «Выделение» становится доступной для использования только в случае если имеются сведения из информационной системы КГД МФ РК о реорганизации ЮЛ. Реорганизация с типом «Выделение» происходит тогда, когда из действующего ЮЛ выделяется новое ЮЛ, при этом реорганизуемое ЮЛ продолжает действовать. Из ВС реорганизуемого ЮЛ склад с товарами, предназначенный для выделившегося ЮЛ, перемещается получателю посредством Формы «Реорганизация с типом «Выделение»».
Процесс реорганизации юридических лиц по причине «Разделение» отличается, тем что, реорганизуемый налогоплательщик заблаговременно устанавливает у склада признак «Наследуемость», наполняет склады товарами посредством формы ВС «Внутреннее перемещение». 

Перечень товаров

Перечень товаров, по которым электронные счета-фактуры выписываются посредством модуля "Виртуальный склад" информационной системы электронных счетов-фактур.

Новый Перечень товаров, по которым ЭСФ выписываются посредством модуля «Виртуальный склад» в ИС ЭСФ, принят  приказом от 15 марта 2023 года № 278.

С 1 апреля 2023 года Перечень изложен в новой редакции.

В Перечне товаров (приказ № 384), по которым ЭСФ выписываются посредством модуля ВС ИС ЭСФ,  с 1 апреля 2023 года:

• исключены товары из Перечня изъятий ВТО, поскольку исключается автоматический контроль за движением таких товаров и остается действующий порядок контроля посредством заверения бумажного ЭСФ органами государственных доходов при пересечении Государственной границы Республики Казахстан в соответствии с приказом Министра финансов Республики Казахстан от 9 декабря 2015 года № 640 «Об утверждении Инструкции по организации системы учета отдельных товаров при их перемещении в рамках взаимной трансграничной торговли государств - членов Евразийского экономического союза»;
  
• при этом в перечень включены подакцизные товары (алкоголь, нефтепродукты) для обеспечения контроля за такими товарами.